מדיניות פרטיות — מכון מעלין ומגדלין

1. מי אחראי על המידע

מכון מעלין ומגדלין ("המכון") מעניק לילדים טיפולים רגשיים וטיפולים בתרפיה באומנויות, במימון קופות החולים. המכון הוא בעל מאגר המידע ואחראי עליו.

• שם התאגיד ומספר רישום: [להשלים: שם החברה/העמותה המפעילה ומספר ח.פ./ע.ר.]
• כתובת: [להשלים: כתובת המשרד]
• פניות בנושא פרטיות: [email protected] או בטופס בעמוד הפניות.
• האחראי על הפרטיות במכון: [להשלים: שם או תפקיד]

2. איזה מידע אנחנו מחזיקים ומאיפה הוא מגיע

אנחנו לא שומרים כתובות מגורים.

3. למה אנחנו משתמשים במידע

• פרטי ילדים ותעודת זהות — זיהוי הילד מול קופת החולים, שמנפיקה את ההתחייבות לפי מספר הזהות.
• מידע טיפולי — מעקב אחר הטיפולים שאושרו ומומשו, ודיווח לקופה על מפגשים שהתקיימו, כנדרש לצורך המימון.
• פרטי קשר של הורים — עדכון חודשי על מצב ההתחייבויות וההחזרים, במייל ובהודעה טלפונית מוקלטת.
• מידע כספי — חישוב והעברה של החזרים להורים.
• פרטי פונים — טיפול בבקשות עיון, תיקון ומחיקה, ואימות זהות הפונה.

איננו משתמשים במידע לפרסום, ואיננו מוכרים אותו.

4. מידע על ילדים והסכמת הורים

רוב המידע במאגר עוסק בילדים, וחלקו מידע רפואי-נפשי. המידע נאסף לצורך מתן הטיפול ומימונו על ידי קופת החולים, ונמסר על ידי ההורים או בהסכמתם.

אופן קבלת הסכמת ההורה או האפוטרופוס: [להשלים: איך ומתי מתקבלת ההסכמה (למשל טופס רישום חתום), ואם היא כוללת הסכמה לעיבוד באמצעות AI]

הבסיס החוקי לעיבוד: [להשלים: לאישור עורך דין — הסכמת ההורה, ו/או ביצוע ההתקשרות לטיפול מול הקופה]

5. שימוש בשירותי בינה מלאכותית (AI)

חלק מהעבודה נעשה בעזרת שירות הבינה המלאכותית של OpenAI (ארה"ב), דרך ממשק ה-API שלה, לשתי מטרות בלבד:

1. קריאת מסמכי התחייבות של קופת החולים. הטקסט של המסמך נשלח כדי לחלץ מספר התחייבות, מספר זהות של הילד, תוקף ומספר מפגשים מאושרים. הטקסט עשוי לכלול גם את שם הילד ופרטי טיפול או אבחנה.
2. ניסוח סיכומי מפגשים לדיווח לקופת חולים מאוחדת. שם הילד וסיכומי המפגשים הקודמים שלו נשלחים כדי לנסח סיכום קצר. זהו מידע על קטינים בטיפול רגשי. [להשלים: האם מטפלת עוברת על כל סיכום לפני שהוא נשלח לקופה]

המידע אינו משמש לאימון מודלים. לפי תנאי השימוש של OpenAI, מידע שנשלח דרך ה-API אינו משמש לאימון, ובחשבון שלנו כבויה האפשרות לשתף מידע לשיפור השירות. OpenAI עשויה לשמור את המידע עד 30 יום לאיתור שימוש לרעה, ואז הוא נמחק. המשמעות היא שהמידע מועבר לעיבוד מחוץ לישראל.

השירות אינו מקבל החלטות לגבי הילד או הטיפול. ההחלטות בידי צוות המכון.

6. מי עוד מקבל את המידע

קופות החולים (מאוחדת, לאומית) מקבלות את המידע הנדרש לאישור הטיפולים ומימונם.

ספקי השירות הבאים מעבדים את המידע בשבילנו בלבד:

• Supabase — מסד הנתונים הראשי ואחסון מסמכי ההתחייבות. השרתים בפרנקפורט, גרמניה.
• n8n — מערכת אוטומציה שמותקנת על שרת שלנו אצל Hostinger בפרנקפורט, גרמניה (לא שירות ענן משותף). דרכה עוברים מסמכי ההתחייבות (כולל מספרי זהות), סיכומי המפגשים והמיילים להורים. היסטוריית ההרצות, שכוללת את המידע הזה, נשמרת 14 יום ונמחקת.
• Google Workspace — מייל (שליחה להורים וקבלת מסמכים מהקופות), Google Drive (קובצי PDF של סיכומי המפגשים לקופת מאוחדת) ו-Google Sheets (גיליון ההודעה הטלפונית החודשית: שמות ההורים, טלפונים, כתובות מייל ומצב ההתחייבויות וההחזרים של המשפחה).
• OpenAI — ר׳ סעיף 5.
• Cloudflare — הגנה על האתר מפני תקיפות ובדיקת "אני לא רובוט".
• שירות ההודעות הטלפוניות: [להשלים: שם הספק, אם יש]

7. כמה זמן נשמר המידע

• מידע הילדים, הטיפולים וההתחייבויות: [להשלים: כמה זמן אחרי סיום הטיפול, ולפי איזו חובה]
• היסטוריית הרצות במערכת האוטומציה: 14 יום.
• מיילי תקלות טכניות: 30 יום.
• גיבויים: גיבוי יומי של המאגר. [להשלים: כמה זמן נשמר כל גיבוי]
• פניות בענייני פרטיות: נשמרות לתיעוד הטיפול בהן. [להשלים: תקופה]

כשמתקבלת בקשת מחיקה, נמחק את המידע מכל המקומות שבהם הוא נשמר, אלא אם חלה עלינו חובה לשמור אותו. במקרה כזה נסביר זאת בתשובה.

8. איך אנחנו שומרים על המידע

• כל התקשורת עם המערכת מוצפנת (HTTPS).
• הגישה מוגבלת לצוות המכון לפי תפקיד. הכלל נאכף במסד הנתונים עצמו (Row Level Security), כך שמזכירה רואה רק את המוסדות שלה.
• מסמכי ההתחייבות שמורים באחסון פרטי ונפתחים רק בקישור זמני וחתום.
• הכניסה מוגנת בבדיקת "אני לא רובוט" ובנעילה זמנית אחרי ניסיונות כושלים, ומנהלים מקבלים התראה על כניסה ממכשיר חדש.
• פעולות בניהול משתמשים נרשמות ביומן שאי אפשר לשנות.
• מפתחות הגישה לשירותים חיצוניים שמורים בשרת בלבד, ולא נחשפים בדפדפן.
• מתבצע גיבוי יומי.

9. הזכויות שלך ואיך פונים אלינו

לפי חוק הגנת הפרטיות, כל אדם (והורה, בשם ילדו הקטין) רשאי:

• לעיין במידע שמוחזק עליו.
• לבקש תיקון של מידע לא נכון, לא שלם או לא מעודכן.
• לבקש מחיקה, בכפוף לחובות שמירה שחלות עלינו.
• לבקש הגבלה או להתנגד לעיבוד, כולל עיבוד באמצעות AI. [להשלים: מה המכון מציע למי שמתנגד לעיבוד ב-AI, למשל טיפול ידני]
• להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים, אם לדעתך המידע לא טופל כדין.

איך פונים: בטופס בעמוד הפניות או במייל [email protected]. נשיב תוך 30 יום לכל היותר. לפני שנמסור מידע נאמת את זהות הפונה, וכשהפנייה בשם ילד — גם את הקשר לילד.

10. שינויים במדיניות

כשנשנה את המדיניות נעדכן את התאריך בראש העמוד. שינוי מהותי, כמו ספק חדש שמקבל מידע רגיש, יפורסם כאן לפני שייכנס לתוקף.